Несмотря на то, что написанные от руки послания почти полностью вытеснены электронными, печатными вариантами, правила в их оформлении и корректном изложении не изменились. Деловое письмо, особенно на английском языке, составляется по строгим принципам, которые нарушать не стоит. Ведь от делового письма зависит очень многое: правильная реакция на жалобу, справедливое удовлетворение иска, заключение договора, еще масса важных жизненных моментов.
Содержание
Деловое письмо на английском можно назвать «лицом» отправителя, по которому получатель встретит автора. Каким будет это «лицо»: аккуратным, понятным, вежливым, или же грубым и хаотичным – зависит исход дела.
Основные виды деловых писем, их цели
Оформление делового послания зависит еще и от вида письма, хоть правила для всей бизнес переписки практически одинаковы. Какие деловые письма наиболее часто пишутся?
Enquiry letter
Его пишут, если интересуются деталями информации о товарах, услугах.
Complaint letter
В таком письме – жалоба на полученные товары/услуги, описание конкретных претензий и список требований об их удовлетворении.
Reply letter
Или по-другому называемое reply quotation. Текст такого послания отправляется в ответ на enquiry letter и содержит ту информацию, о которой был сделан запрос.
Application letter
Или statement letter. Представляет из себя заявление при желании устроиться на работу, поступить в учебное заведение, стать членом команды работающих над одной целью.
Acceptance letter
Данный вид делового письма – ответ на заявление с положительным ответом. В нем уведомляется, что соискатель принят на работу, учебу.
Refusal letter
Прямо противоположное предыдущему, то есть отказ отправителю заявления.
Thank you letter
Этот текст содержит благодарность за оказанные услуги, качественный товар, помощь в решении разных вопросов бизнеса.
Commercial letter
Или commercial offer. В нем обращаются в официальной форме к потенциальному партнеру по желаемому деловому сотрудничеству. В письме раскрываются преимущества этого сотрудничества, предлагаются конкретные его условия.
Сюда же можно отнести письмо в продолжение телефонного разговора.
Congratulation letter
Содержание понятно из названия: в таком письме официально поздравляют с важной датой, с успешным завершением совместного дела.
Основные принципы оформления
При оформлении делового письма, кроме четких правил, есть еще масса нюансов, которые надо обязательно учитывать. Графическое оформление и стиль письма, при несоблюдении этих тонкостей, могут оказать отрицательное влияние на исход общения и на дальнейшее деловое сотрудничество.
1. Последнее время отменено правило «красной строки», то есть новый абзац теперь принято писать без отступа слева. Это касается как изложенных от руки текстов, так и напечатанных.
2. Письмо не должно выглядеть как сплошная «простыня». Сплошной текст, особенно если это касается деловой переписки, труден к визуальному восприятию и банально раздражает.
3. В деловых письмах недопустимы сокращения, принятые в речи или неофициальной переписке. Однако, для придания письму доброжелательного оттенка, можно удалить некоторые члены предложения, если их отсутствие не отразится на понимании смысла.
Например:
I’m looking forward (далее идет информация о том, чего конкретно с нетерпением ждут) – такое сокращение делать нельзя, следует писать полную форму – I am.
Looking forward to your answer (С нетерпением жду вашего ответа) – отсутствие подлежащего (без утери смысла) разрешено.
4. Если тон письма с самого начала взят строго официальный, нельзя потом переходить на более свободный. И наоборот: когда в «шапке» (вступлении) текста был выбран немного раскованный стиль, не нужно потом ошарашивать получателя резким переходом на очень строгий тон.
5. Текст разбивается на абзацы по принципу «новая мысль – новый абзац», между ними обязательны строки-пробелы. Если объем письма большой и все не помещается на одной странице, категорически нельзя пытаться изложить все на одном листе и пробелы убирать. Текст с правильно соблюденными абзацами на двух (или более) страницах – правильный вариант; письмо без пробелов, но на одной странице – недопустимый.
6. Если в дружеском послании спокойно можно изложить несколько вопросов, поднять разные темы, то в официальном письме это делать нельзя. При наличии нескольких проблем следует выделить по важности главное, и именно этому посвятить один текст. Даже всего две темы не стоит объединять в одно письмо – лучше написать два отдельных.
7. Деловое письмо должно быть максимально кратким. Не нужно «растекаться мыслью по древу», в красках расписывая претензии или рассказывая о впечатлениях – только факты и по делу.
8. Даже если содержание текста негативное, тон его остается вежливым. Употребление сленга, эмоционально окрашенных идиом также недопустимо. Не рекомендуется употреблять в официальном письме фразовые глаголы: к примеру, вместо go on лучше написать continue.
Кроме всего выше перечисленного, крайне важна графическая структура письма, тут правила едины и обязательны к соблюдению.
Правильная структура
1. Обращение
Первой строкой идет обращение, начинающееся на Dear. Это вовсе не «дорогой», как гласит прямой перевод: слово означает «уважаемый».
При указании должности получателя все слова пишутся с большой буквы.
Dear Shift Manager – Уважаемый менеджер смены.
Когда текст составляется без конкретной информации о должности или имени, фамилии адресата, следует писать:
Dear Sir – послание будет отправлено лицу мужского рода;
Dear Sirs – обращение, если письмо предназначено группе мужчин.
Dear Madam – если получатель дама. Или же Dear Madams, когда предвидится официальное общение с чисто женским коллективом.
Dear Mr. Wakeson (Dear Ms Wakeson) – известна фамилия получателя (или получательницы). Когда автор письма знает о замужнем статусе дамы, можно написать перед фамилией Mrs. Письмо предназначено незамужней особе – допустимо Miss. Однако в современной деловой переписке появилось негласное правило: считается невежливым акцентировать семейное положение женщины, в бизнес письме обращение к ней лучше начать с Ms.
Dear Dimitri – начало письма с имени разрешено, если собеседник давний деловой партнер, хорошо знакомый автору.
2. Предисловие
Второй абзац – предисловие, содержащее строго одно предложение. Тон его – доброжелательный, даже если смысл письма будет негативным.
We appreciate your patience, but we had serious reasons to delay the answer. – Мы ценим ваше терпение, на задержку ответа были серьезные причины.
Thank you for sending us your application letter, your resume is written very professionally. – Благодарим вас за то, что прислали нам заявку, ваше резюме написано очень профессионально.
3. Главная часть. Основная мысль
Третья часть делового письма, которая может содержать несколько абзацев – главная, в ней излагается основная мысль. С одной стороны, нужно максимально точно и подробно изложить суть, с другой – избегать громоздких фраз, ненужных деталей. Лучше вместо побудительных предложений употреблять фразы с модальными глаголами would/could/should.
Например:
Please send me the details of order №… (Пожалуйста пришлите мне детали постановления №…) – не рекомендуется.
Would you be so kind to send me… (Не будете ли вы так добры прислать мне…) – гораздо лучший вариант.
При негативной информации письма обязательны выражения, сглаживающие отрицательный тон. Никто не знает, как будут развиваться отношения с получателем дальше: сегодня контракт разрывается, или сотрудника увольняют, а через какое-то время ситуация может измениться. Потому обязательны выражения типа:
We are very sorry – Наши огромные извинения;
Unfortunately – К сожалению;
We apologize for… – Приносим огромные извинения за…
4. Заключение
Предпоследняя часть делового письма – краткое заключение. Оно, как и вступление, состоит из одного предложения, максимум двух в редких случаях. Этот абзац содержит общую мысль письма и мотивирует на дальнейшее общение.
I hope that our cooperation will be very effective. – Надеюсь, что наше сотрудничество будет очень эффективным.
Looking forward for your answer to my complaint. – С нетерпением жду вашего ответа на мою жалобу.
5. Фразы вежливости и подпись
Заканчивается деловое письмо двумя частями, в первой идет фраза вежливости, например:
Best regards – С наилучшими пожеланиями;
Thanks a lot for the cooperation – Огромная благодарность за сотрудничество;
With respect and best regards – С уважением и наилучшими пожеланиями.
Далее с новой строчки – подпись отправителя. Если она содержит имя, фамилию и должность, тогда подпись разбивается на две строки.
Например:
Kind regards,
Peter Makhon
Pit Boss.
С наилучшими пожеланиями,
Питер Махон
Менеджер смены.
Пример письма-жалобы
Ниже приведен пример делового письма-жалобы:
Dear Sirs,
I am writing in order to inform you that today in the morning I received my package, and I have a complaintfor your shop.
When I came to our post office, I was very surprised that my package was damaged and taped. The postalworker gave me the official letter, that my package was received like that (I enclose the screen). I opened the package and found it empty. Where is my iPhone I bought in your shop? I suspect it was stolen. Would you be so kind to make the full refund to my credit card.
Unfortunately, I did not receive the goodsfrom you, but I am sure it is not your fault.
As soon as you refund my money, I will give you the best stars in the feedback.
Yours faithfully,
Mira Simonian.
Перевод:
Уважаемые господа!
Пишу с целью проинформировать вас, что сегодня утром я получила свою посылку, и у меня есть претензия к вашему магазину.Когда я пришла в почтовое отделение, я была крайне удивлена тем, что моя посылка повреждена и заклеена. Работник почтового офиса выдал мне официальное письмо, что посылка была доставлена в таком виде (скрин прилагаю).
Я открыла посылку и обнаружила, что она пуста. Где мой телефон, который я у вас купила? Подозреваю, его украли. Будьте так добры сделать полный возврат средств на мою кредитную карту. К сожалению, я не получила от вас товар, но уверена – это не ваша вина.
Как только вами будут возвращены деньги, я в отзыве поставлю максимально хорошие оценки.
С огромным уважением,
Мира Симонян.
Поздравляем! Теперь вы умеете писать деловые письма.
Рекомендуем также почитать:
Больше о ведении бизнеса читайте на сайте https://zhazhda.biz/